Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ

 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC
 TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 
 VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON
 Lĩnh vực: Khác 
 Cấp học: Mầm non
 Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh 
 Đơn vị: Trường Mầm non Bột Xuyên 
 Chức vụ: Nhân viên văn thư
 NĂM HỌC 2020-2021 - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng 
kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu 
hoặc áp dụng thử nếu có:
 Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến 
lần đầu (nếu có):
 Nơi công 
 Ngày 
 tác (hoặc Trình độ 
Số tháng Chức Nội dung công 
 Họ và tên nơi chuyên 
TT năm danh việc hỗ trợ
 thường môn
 sinh
 trú)
 Soạn thảo, trình 
 Nguyễn T. Trường 
 NV y ký các VB thuộc 
1 Thanh 1989 MN Bột Đại học
 tế bộ phận mình 
 Thúy Xuyên
 quản lý.
 Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật 
và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
 Bột Xuyên, ngày 20 tháng 4 năm 2021
 Người nộp đơn
 Nguyễn Thị Lan Anh TÀI LIỆU THAM KHẢO
 1. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính 
phủ về công tác văn thư.
 2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc 
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
 3. Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác 
văn thư.
 4. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa 
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của 
Chính phủ về công tác văn thư.
 5. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản 
lý và sử dụng con dấu.
 6. Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 về sửa đổi, bổ sung một 
số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý 
và sử dụng con dấu.
 7. Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã 
hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 
năm 2011. 2/26
 Ý thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và để 
công việc có hiệu quả cao, trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, học hỏi trau 
dồi kinh nghiệm, cải tiến, vận dụng một cách linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế. 
Góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn 
thành tốt nhiệm vụ được giao.Với mong muốn từng bước nâng cao hiệu quả 
công tác văn thư lưu trữ, khắc phục được các tồn tại và mong muốn được trao 
đổi với các đồng nghiệp ở các trường mầm non về những kinh nghiệm mà tôi đã 
tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác văn thư, lưu trữ. Đó là lý do 
tôi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ 
ở trường mầm non”.
 II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
 Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác 
văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề 
này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn chưa tập trung, không nắm hết 
được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao 
và không có hiệu quả tối ưu nhất.
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm vững 
được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể 
thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
 Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức 
sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà 
trường.
 III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
 Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần 
có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư, lưu trữ ở nhiều đơn vị 
chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần, chưa thấy 
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ . Cán bộ 
công chức văn phòng chưa được đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp 
vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư, 
lưu trữ.
 IV.THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4/26
 II.CƠ SỞ THỰC TIỄN
 Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các 
trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ 
phân công kiêm nhiệm, chính vì vậy mà chưa nhận thức được hết tầm quan 
trọng của công tác văn thư nên việc sắp xếp hồ sơ giấy tờ chưa ngăn nắp, gọn 
gàng và khoa học. Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa đúng theo 
quy định. Một vài năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường được 
UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ 
đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư 
Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội 
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn 
bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ 
về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 
2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản, 
văn bản đến;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về 
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 
Qua thời gian làm công tác văn thư ở trường mầm non Bột Xuyên tôi nhận thấy 
có những thuận lợi và khó khăn như sau:
 1. Thuận lợi:
 - Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường
 - Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của UBND, Phòng GD&ĐT huyện 
Mỹ Đức và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể 
và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà 
trường.
 - Đội ngũ giáo viên, nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên 
môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách 
nhiệm cao.
 2. Khó khăn:
 - Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc vẫn còn hạn chế chưa đáp ứng 
được nhu cầu cần thiết của công tác văn thư lưu trữ.
 - Trường có 05 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động của 
nhà trường tuy nhiên cấu hình thấp, đời cũ chưa được nâng cấp. Tủ lưu trữ hồ sơ 
phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa được trang bị máy photocopy 
để sao lưu văn bản khi cần. 6/26
 1. Biện pháp 1: Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội 
dung, chính xác để trình ký
 Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được 
giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác 
để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
 - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt 
là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời 
các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. 
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP 
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều 
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 
của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành 
chính ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ 
về công tác văn thư
 - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất 
là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
 - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách 
trong mọi hoạt động của nhà trường.
 - Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, 
thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
 - Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà 
mình muốn soạn thảo.
 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
 (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 8/26
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; 
 : số điện thoại; số Fax.
14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang 
 : định dạng điện tử
 Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất 
với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế 
hoạch xin phê duyệt.
 Cơ cấu một văn bản:
 - Phần mở đầu:
 + Những căn cứ có tính pháp lý.
 + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích 
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình 
duyệt.
 - Phần nội dung:
 + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách 
cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
 + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp 
dụng.
 + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần 
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
 + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
 - Phần kết thúc: 10/26
 Ví dụ cụ thể:
 UBND HUYỆN ............... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MẦM NON ................ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 Số: /TTr-MN........... ................, ngày tháng năm 2016
 TỜ TRÌNH
 V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường 
 Giai đoạn 2016 - 2020
 Kính gửi:
 - Ủy ban nhân dân huyện..................;
 - Phòng Nội vụ huyện..................;
 - Phòng GD&ĐT ..................
 Căn cứ Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 17/10/2016 của UBND huyện
................. về việc rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL các nhà trường giai 
đoạn 2016 – 2020;
 Căn cứ tình hình thực tế của nhà trường,
 Trường mầm non ................. đề nghị UBND huyện................, Phòng Nội vụ,
Phòng GD&ĐT rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL cho nhà trường giai 
đoạn 2016 – 2020. Cụ thể như sau:
 1. Bổ sung quy hoạch nguồn CBQL:
 - Chức danh Hiệu trưởng: 01 người.
 - Chức danh Phó Hiệu trưởng: 02 người.
 Kính mong Ủy ban nhân dân huyện, Phòng Nội vụ, Phòng GD&ĐT tạo 
điều kiện giúp đỡ.
 Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
- Như đề gửi
- Lưu: VT.
 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
 - Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía 
trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
 - Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in 
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ 
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ